Как сделать выписку из трудовой книжки

У работника может возникнуть необходимость получения копии такого документа, как трудовая книжка (ТК), или соответствующей выписки. В данном случае копия ТК и выписка – это два разных по содержанию документа. В частности, второй включает в себя лишь выборочную информацию.

Как бы там ни было выдача копии или выписки – это закрепленная за работодателем обязанность, определяемая Трудовым кодексом в части ст. 62 и соответствующими правилами, содержащими требуемую информацию в п. 7, которые были утверждены постановлением Правительства за номером 225. При этом надо иметь в виду, что копирование ТК и получение выписки, включая заверку этих документов, должно осуществляться на безвозмездной основе и без необходимости озвучивания причин такой потребности со стороны работника.

Также гарантирует возможность неограниченного и бесплатного доступа работника к информации в виде собственных персональных данных статья 89 упомянутого кодекса.

Выписка

Под выпиской из ТК надо понимать документ, включающий в себя сведения относительно тех или иных этапов профессиональной деятельности конкретного работника, который оформлен соответствующим образом. Содержание выписки подразумевает наличие:

• информации относительно названия документа, Р¤. И. Рћ. работника, его даты рождения, профессии Рё С‚. Рґ.;
• сведений, содержащихся РЅР° необходимых работнику страницах РўРљ.

Выписка может потребоваться, например, для получения загранпаспорта, копию или выписку спрашивают банки при оформлении кредита, она может быть нужна для представления в пенсионный фонд или в образовательное учреждение, а также в другие организации или государственные органы.

Где и у кого ее получать?

Согласно 62-й ст. ТК и 7-му пункту правил ведения книжек, выдачу выписки осуществляет работодатель. Для этого необходимо письменное заявление работника. Строгих требований к нему нет, но, как правило, оно оформляется следующим образом: адресуется руководителю организации и содержит просьбу работника со ссылкой на 62-ю ст.

ТК о выдаче выписки из трудовой книжки, с указанием какая именно информация должна быть выписана и удостоверена и на каких страницах она содержится.

Иногда работодатель требует указывать в заявлении причину, по которой понадобилась данная информация, но это не основано на законе . Заявление подписывается работником, ставится дата, которая очень важна, потому что работодатель обязан выдать выписку не позднее трех рабочих дней. Выдачу осуществляет отдел кадров на основании приказа руководителя организации.

Выписка: как она выглядит?

Внешний вид выписки (ее форма) определяются ТК, правительственными Правилами о ведении книжек и унифицированными требованиями к оформлению документов.

• документ составляется РЅР° бланке организации;
• РІ правом углу указываются реквизиты организации (наименования, организационно-правовая форма, адрес Рё РґСЂ.)
• РІ центре страницы пишется наименование документа: «Выписка РёР· трудовой книжки»;
• далее указываются ФИО, должность Рё РґСЂ. персональные данные лица, которому выдается выписка;
• ниже, РІ таблицу, дублирующую таблицу трудовой, вносятся интересующие работника сведения СЃ соблюдением хронологии, указанием номеров приказов Рё РґСЂ.;
• РїСЂРё этом нужно учитывать обычные требования Рє заполнению трудовой книжки, перечисленные РІ Инструкции Минтруда утв. 69-Рј РџРѕСЃС‚., правительственных Правил утв. 225-Рј РџРѕСЃС‚. Рё РўРљ;
• листы нумеруются Рё прошиваются, каждый РёР· РЅРёС… заверяется работником отдела кадров Рё печатью организации.

Как сделать выписку правильно

• Работник составляет письменное заявление.
• Заявление подается руководителю организации.
• Рассмотрев заявление Рё РЅРµ найдя законных РїРѕРІРѕРґРѕРІ для отказа, руководитель издает приказ Рѕ предоставлении работнику выписки. Р’ приказе может быть указан персонально ответственный Р·Р° выдачу работник отдела кадров.
• Подготовив выписку Рё заверив ее своей РїРѕРґРїРёСЃСЊСЋ Рё печатью, сотрудник РћРљ выдает документ работнику.

Чем отличается выписка от копии

Как правило, обыватели редко видят разницу между копией и выпиской. А между тем она, хоть и совсем небольшая, но есть. Копия идентична документу от «А до Я» — иными словами, снимается ведь документ от корки до корки. Выписка же обычно касается какой-то отдельной небольшой части или раздела документа.

Кто делает выписку

Обычно непосредственно выдачей выписок из трудовых книжек занимается:

• сотрудник отдела кадров,
• секретарь организации (если эта функция РІС…РѕРґРёС‚ РІ его должностные обязанности),
• либо сам руководитель.

Заверение выписки

Отсутствие подписи главного руководителя предприятия (директора или генерального директора) не делает выписку недействительной. При этом документ желательно заверять печатью, но также не обязательно, поскольку с 2016 года предприятия и организации освобождены от требования использовать в своей деятельности печати и штампы.

Имеют ли право отказать в выписке

Трудовая книжка является собственностью того, на кого она выписана, поэтому в ведении работодателя она находится временно, а именно ровно на тот период, пока между предприятием и сотрудником действует трудовой договор.

Отказать в выписке из трудовой книжки работодатель не может – право работника на ее получение закреплено в трудовом законодательстве РФ.

При его нарушении сотрудник компании может пожаловаться в трудовую инспекцию за восстановлением справедливости.

Сроки выдачи

Если возникла потребность в выписке из трудовой книжки, единственное, что нужно сделать – написать и любым удобным способом передать работодателю заявление в свободной форме на имя руководителя предприятия или ответственного сотрудника.

На основе этого заявления выпускается соответствующий приказ, который служит основанием для выдачи документа.

По закону выписка должна быть готова в течение трех дней с момента написания заявления. При этом работник может указать и другие, более сжатые в сроки, но работодатель не обязан идти ему навстречу. Поэтому если есть какая-то особенная срочность, лучше запастись письменными доказательствами этого и обязательно прикрепить их в виде приложения к заявлению.

Сколько раз можно обращаться за выпиской из трудовой книжки

Нормы по количеству обращений за выпиской из трудовой книжки нет, так что каждый сотрудник предприятия может делать это сколько угодно раз и в какое угодно время – работодатель обязан будет каждый раз удовлетворять просьбу работника.

Нужно ли указывать причину получения выписки

Работодатель обязан выдать выписку из трудовой книжки вне зависимости от того, куда и для каких целей она нужна сотруднику.

Более того – он не имеет права требовать с него объяснений. Иными словами, подчиненный может просто попросить предоставления ему выписки безо всяких обоснований и адреса, по которому она требуется.

Образец выписки из трудовой книжки

Выписка делается либо вручную, либо копируется через ксерокс, при этом использоваться может как простой лист А4 формата, так и фирменный бланк организации. Вне зависимости от того, в каком режиме она готовится, она обязательно должна быть удостоверена автографом ответственного сотрудника. Обычно выписка умещается на одной странице, но если их несколько, то каждую нужно заверить подписью, пронумеровать и проштамповать.

Выписка обязательно должна содержать в себе следующие сведения:

• название документа,
• наименование организации-работодателя,
• должность ответственного лица,
• фамилию, РёРјСЏ, отчество ответственного лица, который ее сделал,
• данные Рѕ владельце трудовой книжки (С‚.Рµ. того, РєРѕРјСѓ собственно требуется выписка): его фамилию-РёРјСЏ-отчество, дату рождения Рё сведения РѕР± образовании Рё профессии.
• номер трудовой книжки,
• дату начала ее ведения.

Остальная информация зависит от того, для какой именно надобности она сделана, при этом обязательно следует поставить отметку о том, что «Данный работник трудится в компании до настоящего времени».

В завершение под выпиской обязательно должна стоять подпись ответственного лица с расшифровкой.