Как составлять график отпусков правильно — образец Рё правила составления

В соответствии с действующим законодательством нашей страны всем лицам в обязательном порядке полагается временное освобождение от основной работы. В трудовой практике такое освобождение называется отпуск. ТК РФ предусматривает как оплачиваемые, так и неоплачиваемые его виды, предназначенные для отдыха сотрудников предприятий, или же для решения ими каких-либо иных задач, не связанных с их трудовой деятельностью.

Российское законодательство предусматривает следующие важные категории освобождения от основной работы в фирме или компании:

1. Основной оплачиваемый отпуск, который полагается всем без исключения сотрудникам каждый год. Длится такой отдых на протяжении 28 календарных дней. Лицам, которые только недавно начали свою трудовую деятельность на предприятии, отдых предоставляется лишь по истечении полугодового периода их работы, а затем уже за каждый последующий год в обычном для данного работодателя режиме.
2. Дополнительный оплачиваемый отпуск для отдельных категорий российских граждан, которые специально оговорены в ТК, ФЗ или иных законодательных актах.
3. Учебный отпуск можно получить после предоставления соответствующей справки из общеобразовательного заведения, в котором данный человек проходит свое обучение. При этом заработная плата конкретному лицу не сохраняется в случае сдачи им вступительных экзаменов и при получении высшего или среднего специального образования на дневной форме обучения.
4. Отпуск, во время которого не предусматривается сохранение затем или иным гражданином его месячной заработной платы. Может быть оформлен по согласованию с конкретным работодателем после предоставления лицом письменного уведомления с указанием объективной причины, по которой ему действительно необходимо получить данный вид отдыха.
5. Декретный отпуск по причине беременности и последующих родов. В обязательном порядке предоставляется женщинам в случае необходимости, оформление которого происходит после предоставления соответствующего больничного листа, полученного в районной женской консультации. В зависимости от протекания беременности у женщины, отдых от трудовой деятельности предоставляется ей на сроке 28-30 недель.
6. Оплачиваемый отпуск по уходу за новорожденным ребенком. Также предоставляется в обязательном порядке, и оформляется после окончания отпуска по беременности и родам у женщины. Данный вид освобождения от основной работы может продолжаться пока ребенку не исполнится 3 года. Оформлять его вправе не только сама мать младенца, но и любой другой его родственник или опекун вне зависимости от пола и степени близости, если данный человек осуществляет фактический уход за ребенком.

Что представляет собой график отпусков

Это особый вид документа, составление которого является необходимым и обязательным условием для любой фирмы или организации вне зависимости от ее вида и типа трудовой деятельности. Данный документ представляет собой соответствующее расписание, в котором указаны и подробно расписаны даты ежегодных отпусков всех работников конкретной компании или фирмы.

Для переноса своего времени отдыха тот или иной человек обязан предоставить письменное заявление своему руководству.

Правила составления

При составлении подобного документа необходимо придерживаться следующих обязательных правил:

1. Составляется подобный план ежегодно с периодичностью не чаще и не реже 1 раз в год, однако, по общему согласованию руководителя и его подчиненного период фактического нахождения в отпуске человека может быть изменен в ту или иную сторону.
2. Детальная подготовка к составлению такого плана начинается примерно за 2 месяца до окончания календарного года.
3. Крайний срок, к которому прямой работодатель обязан утвердить и правильно оформить подобный документ, заканчивается за 2 недели до конца текущего календарного года. Иными словами, план необходимо окончательного утвердить не позднее 16 декабря текущего календарного года.
4. Документ составляется при совместном согласовании времени и периода отдыха сотрудника с его нанимателем или руководителем фирмы, при этом должны учитываться интересы всех участвующих сторон. Работодатель обычно отталкивается от пожеланий своих коллег, но иногда уход в отпуск в какой-то определенный период может быть невозможен ввиду производственной необходимости, связанной со спецификой деятельности предприятия или компании.
5. В случае если в компании приступили к работе новые лица, и произошло это уже после составления и оформления графика – им предоставляются после согласования с администрацией. Единственное, что для этого необходимо – проработать в организации минимум 6 календарных месяцев.

Ключевые моменты

Несмотря на то, что данный план в обязательном порядке составляется каждый год по одному и тому же алгоритму, утверждение этого документа зачастую вызывает вопросы и недопонимание.

При оформлении необходимо придерживаться следующих важных моментов:

1. Стаж работы сотрудника, не может быть менее полугода в данной конкретной фирме.
2. В подобном документе должны быть обязательно отображены и учитываться не только основные отпуска, но также дополнительные периоды отдыха как оплачиваемые, так и осуществляемые без сохранения основной заработной платы. Причем в соответствии с законодательством их продолжительность суммируется.
3. Общий срок периода основного отпуска не может быть меньше того, который законодательно предусмотрен для конкретной категории служащих.
4. Основной отпуск допускается оформлять не целиком, а разделить его на несколько частей, при этом каждая из них не может быть короче периода в 14 календарных дней.
5. Существуют отдельные категории лиц, имеющие право не только на получения дополнительного отдыха с сохранением заработной платы, но и на самостоятельный выбор периода, вне зависимости от пожеланий или требований нанимателя. Это касается граждан, которые осуществляют свою трудовую деятельность по совместительству. В этом случае работодатель не имеет права препятствовать выбору времени для отдыха, по желанию он может совпасть с отпуском на основной работе.
6. В том случае, если человек не был в отпуске в течение всего календарного года, наниматель обязан компенсировать ему данное время отдыха, причем в срок, который не превышает 12 месяцев. Это правило является обязательным – неиспользованный отдых не может быть возмещен никакими дополнительными финансовыми компенсациями или чем-то иным.
7. Контроль над соблюдением очередности возлагается на работодателя, который обязан уведомить заинтересованное лицо о наступлении данного периода не менее чем за 14 календарных дней до его фактического момента.

Лица, имеющие право на удлиненный отпуск

Следует уточнить, что в 2015 году были окончательно утверждены категории лиц, которые имеют право на продление сроков основного времени отдыха:

1. Научные сотрудники высших учебных заведений, официально числящиеся в штате и обладающие ученой степенью докторов или кандидатов наук.
2. Сотрудники научной сферы деятельности, выполняющие исследовательские или конструкторские работы.
3. Лица, чья специфика работы связана с веществами, отнесенными к разряду химического оружия. В том числе к ним относятся и те категории граждан, которые связаны с ликвидацией последствий использования данного вида оружия или предприятий по его изготовлению.
4. Медицинские сотрудники, чья рабочая деятельность связана с диагностированием или проведением лечения ВИЧ-инфекции. К ним также относятся и те, кто имеют доступ к материалам, зараженным ВИЧ.
5. Лица несущие государственную гражданскую службу. Время, на которое будет продлен их отдых, зависит от продолжительности рабочего дня и вредности работ по их специальности.
6. Все работающие инвалиды имеют право на получение 2 дополнительных дней к своему основному отпуску.
7. Все педагоги, осуществляющие свою трудовую деятельность в учебно-образовательных учреждениях. Исключением являются лишь те сотрудники, которые не осуществляют образовательные программы на основе имеющихся лицензий.
8. Все несовершеннолетние работники имеют право на получение как минимум 3-х дополнительных оплачиваемых дней к своему основному периоду отдыха.

Кому могут быть предоставлены ежегодные дополнительные отпуска

Помимо категорий людей, имеющих право на продление основного времени отпуска, есть граждане, которые могут получить дополнительное время для отдыха.

К ним относятся:

1. Лица, чья непосредственная трудовая деятельность связана с вредным или опасным производством, а также с рисками на рабочем месте.
2. Граждане, которые трудятся по ненормированному графику.
3. Те, кто ведут работы в местностях, расположенных на Крайнем Севере или иных территориях, условия работы на которых приравнены к условиям этого региона.
4. Другие категории лиц, которые могут быть прописаны в ФЗ и иных законодательных актах.

Работники, имеющие право на предоставление отпуска в удобное для них время

К этой категории относятся:

1. Несовершеннолетние сотрудники фирмы.
2. Граждане, чьи жены оформили и находятся в отпуске по причине беременности или последующих родов.
3. Ветераны, принимавшие непосредственно личное участие в боевых действиях.
4. Лица, чьи супруги являются военными.
5. Ветераны, инвалиды и участники Отечественной войны, а также те, кто проработал не менее 6 месяцев в тылу врага.
6. Почетные доноры нашей страны.
7. Люди, пострадавшие от воздействия радиационных излучений, полученных вследствие аварии на атомном реакторе.
8. Граждане, получившие тяжелые физические недуги от воздействия радиационных излучений на испытательном полигоне.
9. Лица, ведущие свою трудовую деятельность не на основном месте работы, а по совместительству.
10. Женщины, которым предстоит отпуск, в связи с беременностью и последующими родами.

Основные подходы

В конце года всем руководителям компаний необходимо помнить, что сроки окончательного утверждения и сдачи подобного плана четко обозначены действующим законодательством. Этот процесс является достаточно тяжелым и трудоемким, а, следовательно, подготовку к нему необходимо начинать не в последние моменты, а заблаговременно.

Сроки подготовки нигде и никем не оговорены, каждый руководитель должен при выборе времени опираться на штат своей организации, учитывая фактическое количество персонала.

В зависимости от этого фактора и специфики деятельности фирмы могут быть использованы 2 подхода:

1. Составленный и утвержденный график будет являться основополагающим документом, регламентирующим отпускную деятельность на протяжении всего последующего календарного года. Такую методику рациональнее всего использовать на особо крупных предприятиях, численность персонала которых исчисляется тысячами людей, поскольку в этом случае без соответствующего документа невозможно отследить и учесть все отпуска. Также этот подход хорош в компаниях, чья деятельность основана на непрекращающемся производстве чего-либо, с использованием сменных графиков работ для своих служащих. В таком случае соответствие плану отпусков позволит избежать нежелательных простоев в работе по причине отсутствия или нехватки персонала. К тому же, человек может попытаться отказаться от основного отпуска, пытаясь заработать большую сумму денег или ставя иные цели, а это, в свою очередь, грозит серьезными санкциями со стороны компетентных органов, следящих за соблюдением трудовых договоров и законодательных норм. Наличие графика позволит избежать подобной проблемы, поскольку наниматель имеет право оправить сотрудника в принудительный отпуск, сохраняя ему при этом заработную плату на этот период.
2. Формальный подход имеет прямо противоположную специфику. Он существует в виде документации, не регламентирующей уход персонала в отпуск и, в свою очередь, предоставляется лишь различным компетентным органам и организациям, осуществляющим соответствующие проверки. Этот метод хорош для небольших фирм с маленьким штатом. Обычно, ввиду малочисленного количества сотрудников, подобные организации обладают весьма демократичным стилем управления, что способствует оформлению отпусков в любой период времени, который может быть взаимовыгоден для обеих сторон и достигается он путем устных соглашений. Однако в конце года необходимо привести составленный ранее график в нормальный вид, чтобы даты отдыха работников в нем соответствовали датам реальных отпусков и заявлений.

Составление графика отпусков: оформление документа

План отпусков должен учитывать интересы всех участвующих сторон: работнику необходим отдых в удобный для него период, а руководителю важно, чтобы отсутствие сотрудника не сказывалось на производственном процессе. В отделе кадров обязательно должна присутствовать соответствующая инструкция по делопроизводству, которая регламентирует и контролирует составление и оформление подобного документа.

При оформлении его нужно руководствоваться следующими правилами:

1. Отпуск не может быть предоставлен раньше начала календарного года, за который человеку полагается время для отдыха.
2. В крупных организациях удобнее всего составлять макеты графика внутри каждого подразделения, отдела или цеха, которые не взаимосвязаны между собой в трудовом процессе. Сданные в отдел кадров подобные документы объединяются затем в официальный план для отдыха сотрудников компании с внесением в него ряда определенных изменений и корректировок, если таковые требуются.
3. Возможно предварительное проведение опросов среди рабочего персонала, чтобы каждый человек мог озвучить наиболее удобную для себя дату отдыха. Проводится обычно при участии руководителя фирмы или сотрудника отдела кадров и линейного менеджера. Такой метод оформления документов почти невозможен в крупных организациях, но для небольших предприятий он является наиболее оптимальным.
4. Все пожелания персонала, которые касаются предполагаемых дат отдыха, должны в обязательном порядке подтверждаться их подписью. Это поможет избежать возникновения конфликтных ситуаций в случае совершения ошибок со стороны руководителя или представителя отдела кадров.
5. Если пожелания работника относительно желаемого периода отдыха невозможно осуществить по объективным причинам, то после согласования нового времени (которое устраивало бы все заинтересованные стороны) с сотрудника необходимо взять заявление и подпись, свидетельствующие о том, что он ознакомлен с решением и полностью с ним согласен.

Ответственность за отсутствие графика отпусков

План отпусков составляется в соответствии с законодательством, то есть он является обязательным документом и отказаться от использования его не является возможным.

Отсутствие подобного документа или непредставление его в обозначенные законом сроки повлечет за собой следующие санкции и административные наказания:

1. Для должностных лиц предусмотрен штраф, размеры которого по решению компетентных органов могут варьироваться от 1 до 5 тыс. руб.
2. Для индивидуальных предпринимателей, которые осуществляют свою деятельность без образования юридического лица, предусмотрены точно такие же штрафные санкции, как и для должностных лиц, но они могут быть заменены на запрет какой-либо деятельности сроком до 90 дней.
3. Для юридических лиц штрафы могут составлять от 30 до 50 тыс. руб., которые, в свою очередь, также могут быть заменены на запрет деятельности до 90 дней.
4. Для любых нанимателей, которые нарушают данное условие уже неоднократно, может быть применен запрет на ведение какой-либо деятельности от 1 года до 3 лет.

Каждому работодателю необходимо помнить не только о необходимости составления плана отпусков, но также и о том, что это крайне долгий и сложный процесс, который зачастую невозможно осуществить в кратчайшие сроки. В связи с этим подготовку данного документа нужно планировать заранее, устанавливая ей адекватные сроки, которые соответствуют количеству персонала в организации и специфике ее деятельности.

РќРµ нашли ответа РЅР° СЃРІРѕР№ РІРѕРїСЂРѕСЃ? Узнайте, как решить именно Вашу проблему — позвоните РїСЂСЏРјРѕ сейчас: