Оформляем дубликат трудовой книжки
Важность трудовой книжки (РўРљ) несомненна, так как РІ этом документе находят СЃРІРѕРµ отражение этапы трудовой деятельности того или РёРЅРѕРіРѕ гражданина. Данный документ отличается востребованностью, так как РѕРЅ способствует устройству РЅР° работу Рё его предъявление обязательно, конечно, если РІС‹ РЅРµ находитесь РІ начале своего трудового пути. Рменно РўРљ позволяет работодателю понять, насколько ему необходим конкретный гражданин РІ качестве будущего сотрудника компании. Р’ то же время далеко РЅРµ РІСЃРµ соискатели рабочих мест понимают важность рассматриваемого РІРёРґР° документа.
Рто может быть обусловлено большим количеством причин. Например, человек практически РЅРµ работал официально или РѕРЅ устраивается РЅР° работу впервые. Р’ этом случае оценка важности книжки для таких людей крайне низкая, что объясняет РёС… халатное отношение Рє этому документу. РќРѕ РїРѕРґРѕР±РЅСѓСЋ халатность проявляют Рё работодатели, включая сотрудников кадровой службы.
Такие ситуации должны быть исключены, но они все равно имеют место. Если гражданин остался без трудовой книжки, то ему будет проблематично отстаивать свои права в рамках Трудового кодекса.
Ответственность работодателя за утерю
Утеря трудовой РїРѕ РІРёРЅРµ работодателя СЃРїРѕСЃРѕР±РЅР° вызвать негативные последствия для него только РІ том случае, если трудовая инспекция получит сообщение РїРѕ этому РїРѕРІРѕРґСѓ, которое должен инициировать работник. Рто приведет Рє тому, что Рє работодателю Р±СѓРґСѓС‚ применены различного СЂРѕРґР° санкции, например, РІ РІРёРґРµ соответствующих штрафов.
Что касается конкретизации штрафов, то в кодексе, регулирующем административные правонарушения, указано, что величина штрафа может доходить до 5000 руб. в зависимости от конкретных обстоятельств.
Важно знать, что работник также может взыскать с работодателя денежные суммы за различные, по его мнению, несоблюдения его формальных прав и интересов. Также не стоит забывать об упущенной или же недополученной выгоде. Под ней понимается коэффициент денежных средств, который работник так и не получил от нового работодателя.
Работодатель должен знать, что каждый день задержания выдачи трудовой приводит к тому, что работник не может устроиться на работу, а значит, он вынужден будет взыскать с работодателя среднюю заработную плату в день за каждый последующий день просрочки.
Дубликат трудовой книжки. Что это?
Дубликат необходим для получения после потери трудовой книжки, так как по сути, является заменой трудовой, а значит, только имея его на руках вы можете устроиться официально. По сути это бланк, очень напоминающий внешне трудовую книжку. В него также вписывается вся информация о местах работы работника.
Дубликат после его получения ведется также аккуратно, как и трудовая книжка, но единственное его отличие от настоящей трудовой состоит в том, что на титульном развороте страниц будет вписано слово дубликат. Нашим законодательством предусмотрено, что трудовая книжка у гражданина может быть только одна.
Рто значит, что РІСЃРµ РґСЂСѓРіРёРµ документы РЅРµ РјРѕРіСѓС‚ называться трудовыми . Ведь если работник неожиданно найдет СЃРІРѕСЋ трудовую, то получится, что Сѓ него целых РґРІР° документа. Поэтому полученную трудовую СЃРЅРѕРІР° также называют дубликатом. Дубликат ведется РїРѕ правилам, установленным для трудовых книжек. Поэтому даже если вам РЅР° СЂСѓРєРё попал такой документ РЅРµ стоит считать что это неофициальный бланк.
Как поступить работодателю, потерявшему трудовую своего работника
Потеря трудовой книжки инцидент неприятный. Теперь нужно хорошо продумать дальнейшие действия для того, чтобы работник вовремя получил свой документ, а вы как работодатель отделались бы лишь небольшим штрафом. При обнаружении факта потери трудовой книжки работодатель обязан:
- оповестить об этом работника;
- принять заявление от работника;
- направить запросы в бывшие места работы работника;
- явиться в пенсионный фонд нашей страны;
- оформить там факт потери трудовой и получить дубликат;
- внести в дубликат записи, взятые в пенсионном фонде или же полученные по запросам;
- заполнить дубликат трудовой книжки; выдать дубликат работнику на руки для ознакомления.
Заявление на дубликат
Составляется заявление на выдачу дубликата. Автором этого заявления должен стать работник, а адресовано оно непосредственно работодателю. В заявлении работник пишет о том, что такого то числа он получил информацию о том, что его трудовая книжка утеряна.
На этом заявление не заканчивается. Работник ставит подпись и дате его подачи и если работодатель ознакомился с заявлением, то он просто на просто приобщает его к личному делу и начинает производить работы по восстановлению трудовой.
Работник сам потерял или испортил трудовую книжку
Провинившегося сотрудника, который потерял трудовую, можно наказать путем выговора или лишения премии. Также провинившемуся работнику стоит поручить восстановление трудовой книжки. Рменно РѕРЅ РѕС‚ вашего лица должен рассылать запросы, Р° также посещать пенсионный фонд СЃ вопросами Рѕ том, как получить дубликат Рё что Р·Р° этим следует.
Оформлением дубликата трудовой книжки при утере или порче его самим владельцем обязан заниматься именно он . На руки мы получаем этот документ, чаще всего, когда увольняемся из одной организации и планируем устраиваться в другую, когда выходим на заслуженный отдых и должны заняться оформлением пенсии.
Р’ иных особых случаях, если документ нам зачем-то потребовался, РЅРѕ увольняться РјС‹ РЅРµ собираемся, работодатель РЅРµ имеет право выдавать РЅР° СЂСѓРєРё оригинал. Только заверенную РєРѕРїРёСЋ. Рначе, РІ случае утери или порчи книжки, ответственность будет Рё РЅР° самом работнике, Рё РЅР° том ответственном лице, что допустило оплошность.
Еще одна вероятная ситуация: вы пришли на новое место работы и уверяете руководителя, что трудовая потеряна, но у вас нет времени заниматься ее дублированием. Если вас действительно будут готовы взять в эту компанию, то тут в подобной ситуации могут лишь завести новую трудовую книжку, где первой записью станет именно прием на работу здесь.
Рнструкция, как получить дубликат
Заявление об утрате трудовой и необходимости дубликата можно составить в произвольной форме. Хотя нередко организации разрабатывают собственные образцы соответствующих бланков, которые помогают быстро и четко изложить суть задачи.
Как сделать дубликат трудовой книжки, расписано в постановлении Правительства РФ № 225 от 16.04.2003 года. Там оговорены сроки работы над этим документом: дубликат должен быть выдан работодателем не позднее 15 дней с момента подачи сотрудником заявления . Следующий, 2017 год, не будет исключением, все правила остаются в силе.
Только, требуя от руководства компании выдать вам этот документ в установленные сроки, не забывайте: если трудовую потеряли вы сами, то прежде чем оставлять заявление, соберите все нужные бумаги:
- справки из архивов;
- данные налоговой службы, трудовой инспекции, ПФР;
- копии трудовых контрактов, заключенных ранее;
- справки от предыдущих нанимателей;
- выписки из приказов о приеме на работу и увольнении или их заверенные копии в случаях, когда это необходимо.
Заявление
Заявление подает работник, который стремится получить трудовую книжку. Такое заявление подается на имя работодателя или же его заместителя. Ознакомившись с текстом заявления, работодатель принимает решение о том, принимать его или нет.
В случае непринятия и не оказания отдельных действий по факту заявления, работник может обратиться в суд. Заявление работника должно быть оформлено надлежащим образом. Если вы считаете, что заявление оформлено неверно, но хотите его принять, покажите работнику образец заполнения и после того как он исправится, начните действовать в рамках восстановления трудовой книжки.
Напоминаем, что заявление о получении дубликата – документ официальный, а значит, он требует соответствующего заполнения. Например, заполняется заявление синей или же черной ручкой, а также имеет место печать на компьютере.
Также не забывайте про то, что заявление должно быть написано аккуратно и разборчивым почерком. Помимо этого Заявление должно отвечать на вопрос, почему именно работодатель должен заниматься выдачей дубликата — пишем о том, что по вине работодателя или же сотрудника отдела кадров, собственно, и была утеряна трудовая книжка.
Часто бывает так, что виноват в том, что трудовая книжка исчезла не работник а другие факторы. Пожар и стихийные бедствия, а также военные действия могут способствовать тому, что трудовую нельзя найти. Кража документации также этому способствует таким образом, даже если работодатель не виноват в том, что трудовая книжка потерялась, так как она хранилась в его собственности, именно он несет ответственность за ее восстановление.
Заявление о выдаче дубликата трудовой книжки (пример)
Заполняем дубликат трудовой книжки
Очень важно соблюсти все правила, как заполнить дубликат трудовой книжки. Напомним: это документ строгой отчетности, и ошибки могут свести на нет все усилия, потраченное время: ту же работу придется делать «на бис», оформляя очередной дубликат.
- Вверху на титульном листе дубликата обязательно должна стоять надпись «Дубликат».
- РќРµ забудьте Рѕ возможных переменах РІ личных данных обладателя трудовой книжки. Скажем, человек Р·Р° прошедшее время РјРѕРі получить высшее образование или попросту сменить фамилию. Рто надо учесть РїСЂРё внесении персональных данных.
Третье: то, Рѕ чем говорилось выше. Неважно, РїРѕ чьей РІРёРЅРµ документ был утрачен. Р’ любом случае, внесение данных РІ дубликат возможно РЅРµ СЃРѕ слов «потерпевшего», Р° исключительно РЅР° основании тех справок, РєРѕРїРёР№ документов, которые РјС‹ уже перечислили выше. Рначе никаких записей Рѕ предыдущих местах работы новый наниматель РЅРµ внесет, РґР° Рё старый тоже.
Первой записью раздела о работе будет величина общего трудового стажа человека, полученная до момента оформления на работу к новому работодателю, оформляющему дубликат.
Дальше наниматель или сотрудник отдела кадров эту информацию детализирует, расписывает на основании полученных справок , даты работы человека в разных предшествующих организациях. Обязательно вносятся ссылки на документы, ставшие основанием для фиксации тех или иных данных.
Очень важный момент для кадровиков и руководителей: эти предшествующие восстанавливаемые данные нельзя нумеровать! Запись под номером 1 в дубликате может быть лишь о приеме сотрудника на работу именно в ту компанию, где и заводится дубликат.
Если записи в трудовую были занесены работодателем неправильно, допустимо просто заменить документ, продублировав данные и исправив некорректные сведения.
Выдачу дубликата восстановленного документа фиксируют в книге по учету движения трудовых книжек. С указанием даты этого события и подписи самого работника.
Пример (образец) заполнения дубликата трудовой
Как долго или сроки
Сроком восстановления трудовой книжки определен один месяц, но на самом деле считается, что чем раньше восстановлена сама трудовая книжка, тем лучше, ведь тогда работник не сможет подать на работодателя в суд за просрочку. Конечно, реально восстановить трудовую книжку за неделю, но даже тогда штраф не будет таким невероятно большим как штраф за просрочку в целый месяц.
Причины получения дубликата
- потеря документа самим обладателем трудовой книжки либо работодателем;
- умышленная или случайная порча, приведшая к тому, что записи сложно (невозможно) прочесть;
- массовая потеря документации в результате стихийного бедствия, пожара либо иного ЧП;
- наличие в трудовой книжке записи, признанной впоследствии неправомерной, например, о причинах или самом факте перевода или увольнения.
Документы, кроме трудовой книжки, чтобы подтвердить стаж для назначения пенсии
В дубликате трудовой книжки указаны не все места его работы. А основным документом, подтверждающим трудовой стаж человека, является трудовая книжка (ст. 66 ТК РФ).
Если сотруднику оформлялся дубликат трудовой книжки, РІ него могли быть внесены РЅРµ РІСЃРµ сведения Рѕ местах Рё продолжительности работы сотрудника. Например, если РЅР° момент оформления дубликата сотрудник РЅРµ представил какие-либо документы. Задним числом вносить РІ трудовую книжку сотрудника записи Рѕ предыдущих местах его работы работодатели РЅРµ вправе. Поэтому сведения РІ дубликате трудовой книжки РјРѕРіСѓС‚ быть неполными. РћР± этом сказано РІ пункте 32 Правил, утвержденных постановлением Правительства Р Р¤ РѕС‚ 16 апреля 2003 Рі. в„– 225, Рё пункте 7.2 Рнструкции, утвержденной постановлением Минтруда Р РѕСЃСЃРёРё РѕС‚ 10 октября 2003 Рі. в„– 69.
Если сведения в дубликате трудовой книжки неполные, то согласно пункта 11 Правил, утвержденных постановлением Правительства РФ от 2 октября 2014 г. № 1015, трудовой стаж для назначения пенсии сотрудник сможет подтвердить следующими документами:
- письменные экземпляры трудовых договоров;
- трудовые книжки колхозников;
- справки, выдаваемые работодателями;
- выписки из приказов;
- лицевые счета;
- ведомости на выдачу зарплаты.
Если трудовая книжка имеет много ошибок, следует ли делать ее дубликат?
Например, в фирму устраивается новый сотрудник. Он приносит трудовую книжку, а в ней много грубых нарушений: предыдущий работодатель не указал реквизиты приказа о приеме на работу, а также не заверил печатью запись об увольнении. Как нужно поступить в этом случае? Должен ли кадровик на основании собранных справок оформить сотруднику дубликат трудовой?
Нет, не должен. Есть только три случая, когда работодатель должен завести дубликат трудовой книжки работнику только в случаях, если трудовая книжка:
- утеряна (п. 31 Правил ведения и хранения трудовых книжек, утвержденных постановлением Правительства РФ от 16 апреля 2003 г. № 225, далее – Правил ведения и хранения трудовых книжек);
- пришла в негодность (обгорела, порвана, испачкана и т. д.) (абз. 3 п. 33 Правил ведения и хранения трудовых книжек);
- в его трудовую книжку была внесена запись об увольнении или переводе, которая впоследствии признана недействительной (абз. 1 п. 33 Правил ведения и хранения трудовых книжек).
Если трудовая книжка содержит иные грубые нарушения, работодатель не обязан оформлять ее дубликат. Ошибку должна исправить виновная в этом организация либо новый работодатель на основании официального документа компании, допустившей неточность (п. 27 Правил ведения и хранения трудовых книжек).
Если запись об увольнении с предыдущего места работы не заверена печатью, то нынешний работодатель не имеет права поставить свою печать. Такому работнику лучше обратиться в отдел кадров организации, которая завела ему трудовую книжку, с просьбой поставить печать.
Нет трудовой – значит не примут на работу?
Если трудовая утеряна, то основания для отказа в приеме на работу нет! По новому месту работы вправе оформить дубликат на основании вашего заявления. Новый работодатель внесет все записи о предыдущей работе на основании представленных вами справок, трудовых договоров и т. д.
На будущее, рекомендуется периодически делать копию трудовой книжки и заверять ее печатью работодателя. На основании такой копии можно вносить записи в дубликат.
Новый работодатель вправе оформлять лицу, утратившему трудовую книжку до поступления на работу, только новую трудовую книжку, а не дубликат утраченной. Кроме этого, новый работодатель оказывает содействие работнику в восстановлении документов (а не трудовой книжки), подтверждающих стаж работника, в частности путем направления запросов в компетентные органы и организации (к примеру, в архив).
При оформлении новой трудовой книжки допускается использовать порядок, предусмотренный для оформления дубликата. В трудовую книжку вносятся сведения об общем и (или) непрерывном стаже работы работника до поступления к данному работодателю, подтвержденные соответствующими документами. Общий стаж работы записывается суммарно, то есть указывается общее количество лет, месяцев, дней работы без уточнения работодателя, периодов работы и должностей работника».
Сама по себе суммарная запись о периодах работы, внесенная в трудовую книжку на основании документов, не будет подтверждением страхового стажа для пенсии, если в книжку не внесены конкретные записи о том, в какой организации, в какое время и на каких должностях трудился работник до поступления на работу в организацию, выдавшую трудовую книжку. В такой ситуации надо будет представить в пенсионный орган документы, подтверждающие периоды работы у конкретных работодателей до выдачи трудовой книжки.