Правила заполнения трудовой книжки — РїСЂРё передвижении РЅР° РЅРѕРІСѓСЋ должность Рё увольнении

Трудовая книжка – официальный персональный документ, содержащий записи о трудоустройстве гражданина. Заполнение её требует от кадровика значительно большей бдительности и внимания, чем регистрация любого иного акта.

Нормативные акты

Работа с трудовыми книжками регламентирована тремя нормативными актами:

1. Статья 66 ТК РФ оповещает, что в документе желательно регистрировать все исходные данные о сотруднике, переводах на иную службу, уходе с непременным предписанием моментов прекращения трудового договора. В книжке обозначается вся информация начиная с учебы, и заканчивая всеми трудовыми вознаграждениями. Если рабочий пожелает – то заносятся исходные данные о работе по совместительству.
2. Постановление Правительства РФ №225 от 16.04.2003 «О трудовых книжках»:
   • Р’РёРґ трудовой книжки, РІРёРґ вкладыша.
   • Советы РїРѕ ее заполнению Рё ведению.
   • Трудовые книжки РЅРѕРІРѕРіРѕ формата начали использовать СЃ 1 января 2004 РіРѕРґР°. Экземпляры старого образца Сѓ рабочих возврату Рё обмену РЅРµ подлежат Рё считаются действительными.
3. Постановление Министерства труда РФ №69 от 10.10.2003 «Об утверждении инструкции по ведению трудовых книжек»:
   • Советы РїРѕ верному ведению записей согласно СЃ приложением в„– 1.
   • Р’РёРґ РїСЂРёС…РѕРґРЅРѕ-расходной РєРЅРёРіРё РїРѕ учёту бланков Рё вкладыша (Приложение в„– 2).
   • Р’РёРґ РєРЅРёРіРё учёта движения документов (Приложение в„– 3).

Заполнение титульного листа

Вся информация о сотруднике фиксируется сразу на титульном листе, и записывается последующим способом:

• Фамилия, РёРјСЏ, отчество целиком. Никакие сокращения РІ этом случае недопустимы. Год рождения.
• Полная запись РѕР± образовании без сокращений.
• Профессия или специальность, которая была получена РІ период обучения.

План действий:

1. Имя. Должно быть написано в полной форме, как и в паспорте, без использования сокращённых форм и инициалов.
2. Дата рождения. Для её записи применяются арабские цифры. При указании числа и месяца используются двухпорядковые числа, а год записывается четырёхпорядковым.
3. Образование. В этой строке пишется уровень имеющегося образования, которое может быть средним профессиональным, высшим или другим. Сюда можно внести информацию и о не оконченном на текущий момент образовании.
4. Специальность. Здесь вписывается основная рабочая специальность владельца книжки, полученная им в учебном заведении. Эти сведения уточняются также по предоставленным документам об образовании.
5. Дата заполнения. Фиксируется важная дата – день оформления первой записи в книжке. Характерная особенность указания даты в этой строчке – месяц можно написать прописью, и это не будет считаться ошибкой.
6. Подпись владельца книжки. Расписывается сам трудоустраивающийся.
7. Подпись сотрудника. Тут возможны варианты. В идеале ведать подобными вещами должен отдел кадров, соответственно, подписи в книжках делает его начальник. Однако не у каждой фирмы есть своя кадровая служба, поэтому часто такая ответственность бывает возложена на бухгалтера, а то и на руководителя.
8. Печать. Она заверяет собой всё, что было указано ранее. Это может быть официальная печать фирмы или её кадровой службы, если таковая имеется.

После всех внесённых данных о сотруднике обязательно специалистом отдела кадров указывается число заполнения. Затем наёмный рабочий собственной подписью на титульном листе её удостоверяет.

Первую страницу необходимо подписать лицом, отвечающим за управление и выдачу книжек, после фиксируется печать компании. Нередко при внесении данных допускаются опечатки в фамилии имени или отчестве сотрудника. Что делать если ошибка имеет место быть? Тогда выносится исправление за подписью и печатью рядом с исправленным местом.

Введение данных об основной работе

• Название фирмы. Записывается РІ третьей графе таблицы сначала полностью, без аббревиатур типа РћРћРћ, Р—РђРћ Рё РїСЂ., Р° потом дополнительно РІ скобках подписывается Рё сокращённая форма названия.
• Номер записи. Р’ нужную графу таблицы вписывается порядковый номер абсолютно любой записи Рѕ работе, С‚.Рµ., Рє примеру, РїСЂРё первом трудоустройстве это будет номер В«1В», РїСЂРё переводе – В«2В», Рё так далее. Эта цифра размещается РЅР° строке, следующей после названия фирмы, Р° само название образует своего СЂРѕРґР° «шапку» над всеми последующими отметками.
• Дата. Дата официального оформления РЅР° работу заносится РІ специально предназначенные для этого столбцы таблицы арабскими цифрами. Что касается строки, то информация располагается РЅР° той же строчке, что Рё порядковый номер этой записи.
• Запись РѕР± оформлении РЅР° работу. РћРЅР° пишется РІ третьем столбце Рё начинается СЃ той же строки, РЅР° которой записана дата устройства РЅР° работу. Указываются название того подразделения фирмы, РєСѓРґР° РїСЂРёРЅСЏС‚ сотрудник, Рё его должность.
• Указание документа, ставшего основанием для трудоустройства владельца книжки. Обычно РёРј бывает приказ Рѕ приёме РЅРѕРІРѕРіРѕ сотрудника РЅР° работу. Эта информация вносится РІ последнюю графу РЅР° той же строчке, что Рё предыдущая запись.

Работа по совместительству

• Р’ трудовом РїРѕРґСЂСЏРґРµ СЃ человеком, который работает как РЅР° РѕСЃРЅРѕРІРЅРѕР№ работе, так, Рё РїРѕ совместительству следует обозначить, что эта служба для него Рё будет совмещением. И работа осуществляется РІ СЃРІРѕР±РѕРґРЅРѕРµ время РѕС‚ ведущей работы.
• Кадровик вписывает последовательный номер записи Рё дату приёма РїРѕ совместительству. Эти данные записываются Р·Р° надписью РѕР± РѕСЃРЅРѕРІРЅРѕР№ работе.
• РџРѕ должности, РїРѕ совместительству, надлежит обязательно обозначить подразделение. И непременно вписывается запись что, предоставленная работа для него числится совмещением. Р’ качестве причины для фиксации такой записи считается приказ Рѕ приёме РЅР° дополнительную должность.
• Если человек функционирует РЅР° РґРІСѓС… фирмах, РЅРѕ РІ различных организациях, то ему требуется взять РєРѕРїРёСЋ приказа Рѕ приёме СЃРѕ второго места работы Рё принести кадровику для внесения необходимых записей. Справку Рѕ деятельности РїРѕ совместительству желательно беречь РІ книжке Рё показывать РїСЂРё надобности.

Передвижение на иное место работы или смена должности

Сотрудника повышают в должности, это документально оформляется. Изначально создаётся приказ, где обозначена причина повышения и сама должность.

Но при этом стоит помнить, так как у сотрудника он меняется, соответственно и меняются его должностные обязанности. В связи с этим руководитель заключает с работником новое трудовое соглашение, где обозначены его обязанности. Все перемены фиксируются в документе.

Увольнение

По окончании трудового контракта тоже вносится в книжку запись. Конечно, обозначается последовательный номер, причина увольнения какой бы она ни была и причина. Основой появляется указ ил выписка из приказа, по какой причине увольняют работника.

План действий:

1. Порядковый номер.
2. Дата. Указывается дата заключительного рабочего дня, цифры должны быть арабскими.
3. Причины. В третьей графе, где записываются должность и место работы, нужно внести отметку о причине увольнения, не забывая сослаться на нужную статью ТК.
4. Основание. В последней графе вписываются данные того документа, на основании которого произошло увольнение.
5. Печать. После оформления всех записей нужно скрепить их печатью, а также подписью руководителя фирмы или другого уполномоченного на это лица. Уволившийся сотрудник тоже ставит подпись, и увольнение можно считать состоявшимся.

Исправления

В документе разрешено регистрировать перемены и дополнения:

1. Записываем перемены в раздел «сведения о работнике». Любые поправки, которые затрагивают имя, отчество и фамилию рабочего учтены пунктом 2.3 “руководство по ведению трудовых книжек“. Для введения перемен следует предъявить мотив, которым считаются все нужные документы, удостоверение о поправке фамилии, имени или отчества. Поправки вписываются на титульный лист. Запись, подлежащая корректированию, зачёркивается одной линией, а поверху вносится новое сведение. Потом вводится роспись кадровика и ставится печать компании.
2. Поправления анкетно-биографических данных:
   • Если РїСЂРё РёСЃС…РѕРґРЅРѕРј введении данных кадровиком была внесена погрешность, то бланк ликвидируется Рё берётся новый документ. РџСЂРё ликвидировании первого экземпляра составляется акт Рѕ списании уничтожении испорченных бланков.
   • РљРѕРіРґР° была допущена погрешность, то РІ предоставленном случае поправки записываются РІ соответствии СЃ едиными предписаниями. Как уже говорилось ранее, ошибочная запись зачёркивается маленькой линией. Сверху записывается последняя запись. Впоследствии ставится автограф кадровика Рё, несомненно, печать организации.
3. Перемены в сведениях об образовании, специальности, квалификации. На время своего нахождения на предприятии сотрудник может приобрести дополнительное образование, выучиться новой профессии.

Сроки оформления

В согласовании со статьёй 66 ТК РФ, директор организации обязуется организовывать руководство и сохранение документов своего персонала, функционирующего на этом предприятии более пяти дней. Это если участок работы значится главным. Таким образом, когда записывали информацию в бланк на сотрудника в первый раз, то кадровик заводит новый документ не позже 7 дней со дня принятия на работу.

Если информация о деятельности персонала не вписана в книжку до завершения пятидневного срока, и в этот момент работник написал заявление на увольнение, отработав менее обозначенного срока, то со стороны отдела кадров это не правонарушение. Если запись сделана, и рабочий захотел уволиться через пять дней, то — это тоже не будет ошибкой. Так как п.10 Правила сообщают, что рекомендуется писать любое сообщение о человеке как приём на работу, так и увольнение.

Таким образом, если разобраться что заполнение трудовой книжки, на первый взгляд, может показаться весьма лёгкой работой. Однако, заполнение требует большой внимательности и необходимого багажа знаний.

Для того чтобы, из общего трудового стажа из-за неосведомлённости кадровика, не исчезли рабочие периоды, периодически просите копию своей трудовой, чтобы просмотреть внесённые данные, и если обнаружена ошибка, то её можно по горячим следам, сразу же исправить. Осуществляя такой контроль, вы будете уверены с правильности занесения периодов работы.

РќРµ нашли ответа РЅР° СЃРІРѕР№ РІРѕРїСЂРѕСЃ? Узнайте, как решить именно Вашу проблему — позвоните РїСЂСЏРјРѕ сейчас: