Путевой лист РЅР° легковой автомобиль — образец заполнения Рё назначение

Путевой лист – основной отчетный документ о выполненной водителем работе, служит также для учета времени работы транспортного средства. Его унифицированная форма утверждена Госкомстатом.

Составляется на произвольный срок, не превышающий одного месяца. Обязан включать и иметь: регистрационный номер, данные о владельце или организации, которой принадлежит автомобиль; может включать такие данные и характеристики автомобиля, как расход топлива и предполагаемый маршрут движения.

Как правильно оформить на легковой автомобиль?

При решении вопросов, касающихся заполнения путевого листа, следует руководствоваться требованиями:

1. Федерального Закона №259-ФЗ от 08.11.2007 г.; а конкретно его статья 1 распространяется на организации, оказывающие услуги по перевозке грузов и пассажиров.
2. Приказа №152 Минтранса РФ от 18.09.2008 г. В нем утверждены обязательные реквизиты и порядок заполнения путевых листов, он обязателен для перевозчиков.
3. Федерального закона № 402 от 06.12.2011 г. Закон регламентирует оформление любого первичного документа.
4. Приказом МинЗдрава РФ № 835Н от 15.12.2014 г. Поясняет порядок медицинского освидетельствования, требует указать данные о водителе и о его медицинском осмотре.

Обязательные реквизиты:

1. Наименование и номер путевого листа. Наименование должно отражать тип транспортного средства, для которого он выдается. Таким образом, путевой лист для легкового автомобиля так и будет называться “путевой лист легкового автомобиля”.
2. Срок действия путевого листа указывается в соответствии с 4-м пунктом приказа №152. Это делается двумя способами:
   • Только РѕРґРЅРѕР№ датой, если РѕРЅ выдается РЅР° РѕРґРёРЅ день или РЅР° РѕРґРЅСѓ смену.
   • Двумя датами, начала Рё конца его СЃСЂРѕРєР° действия соответственно, если РѕРЅ выдается более чем РЅР° РѕРґРёРЅ день (РЅРѕ РЅРµ более месяца – 10-Р№ РїСѓРЅРєС‚ приказа).
3. В сведениях о собственнике (владельце) приказ обязывает (даже если автомобиль арендованный):
   • Юридическое лицо указать СЃРІРѕРµ зарегистрированное наименование, организационно-правовую форму, адрес местонахождения, номер телефона.
   • Индивидуального предпринимателя – указать СЃРІРѕСЋ фамилию, РёРјСЏ Рё отчество, почтовый адрес (который может РЅРµ совпадать СЃ домашним), номер телефона.
4. Сведения о транспортном средстве (ТС) требуются такие:
   • РЎРЅРѕРІР° указывается тип (РІ данном случае это легковой автомобиль), модель РўРЎ. Факт наличия прицепа тоже отражается, обязательно СЃ указанием модели.
   • Государственный регистрационный знак.
   • Показания адометра тоже обязательный реквизит – фиксируется целое число километров РґРѕ выезда Рё РїРѕ возвращении. Указываются эти показания даже нетранспортными компаниями.
   • Приказ Минтранса в„–152 умалчивает РІРѕРїСЂРѕСЃ касательно маршрута, тем РЅРµ менее для подтверждения расходов, связанных СЃ эксплуатацией РўРЎ РІ служебных целях, указать маршрут следования нужно обязательно, иначе будет трудно избежать лишних РІРѕРїСЂРѕСЃРѕРІ Рё претензий. РџСЂРё описании маршрута пишется полный адрес Рё название всех мест следования. Время выезда СЃРѕ стоянки предприятия Рё время, РєРѕРіРґР° автомобиль вернулся, Р° если СЃСЂРѕРє более суток, часы Рё минуты времени дополняются днем, месяцем Рё РіРѕРґРѕРј. Сведения Рѕ пробеге Рё время выезда/приезда заполняет либо механик, либо диспетчер, либо уполномоченное приказом руководителя предприятия лицо. Ответственное лицо ставит СЃРІРѕСЋ РїРѕРґРїРёСЃСЊ или штамп.
5. Сведения о водителе состоят не только из ФИО. Приказ Минтранса требует указания момента (час, минута, число, месяц и год), когда водитель проходил медосмотр перед рейсом и после рейса. Медосвидетельствование должно проводить специализированное медицинское учереждение, имеющее соответствующую лицензию. Если в штате есть медицинский работник для проведения медосмотров, то в этом случае компания должна иметь медицинскую лицензию.
6. Номер водительского удостоверения, данные лицензионной карточки не обязательны.

Приказ Минтранса №152 не запрещает указывать дополнительные реквизиты, связанные с транспортной деятельностью организации. Таким образом, получается, что четкой, строгой формы путевого листа нет.

Учет оформленных путевых листов ведется бухгалтерией в специальном журнале регистрации, и храниться они должны не менее 5 лет.

Для чего нужен?

Документ необходим для подтверждения всех расходов, связанных с выполнением транспортных услуг в интересах компании, независимо от того, собственный это автомобиль компании или арендованный. Помимо этого, по путевым листам уточняется сумма накопленной амортизации, а следовательно и остаточная стоимость объекта основных средства – служебного автотранспорта.

Водитель на этот же вопрос ответит, что путевой лист подтверждает отработанные им часы и служит основанием для выплаты ему зарплаты.

Сотруднику ГИБДД путевой лист позволит установить законность управления водителем транспортным средством в данный момент времени по текущему маршруту. Штраф за его отсутствие составляет 500 рублей. Если компания нетранспортная и ее служебный или арендованный автомобиль не перевозит ни грузов, ни пассажиров, сотрудник ГИБДД не вправе требовать показать путевой лист и штрафовать при его отсутствии.

Помимо отчетной и бухгалтерской, он выполняет и другую функцию. До вступления в силу, правил и требований приказа Минтранса РФ № 152 выписывать путевые листы требовалось только от организаций, осуществляющих грузовые и пассажирские перевозки.

Те коммерческие организации, что ведут деятельность, не связанную с заработком на перевозках грузов и пассажиров, не имели возможности обосновать, признать свои расходы на основное средство – служебный автотранспорт. Это обстоятельство вело к коллизиям с налоговой инспекцией и приводило к доначислениям по налогу на прибыль.

Получается, что расходы на ГСМ и на обслуживание служебного автомобиля декларировались, но никак не подтверждались документально.

Основные утверждённые формы

Форма путевого листа для строительных машин и механизмов, утвержденная Госкомстатом, отличается от его формы, учитывающей работу автомобильного транспорта. Вместе с тем, с 1 января 2013 года формы первичных учетных документов, содержащиеся в альбомах унифицированных форм первичной учетной документации, перестали быть обязательными к применению.

Тем не менее, соблюдение реквизитов, указанные в приказе Минтранса, для организаций, профиль которых связан с перевозкой грузов или пассажиров, является безусловным. В соответствии с правилами дорожного движения и с Федеральным законом №259-ФЗ от 08.11.2007, они в принципе не могут использовать транспортное средство без оформленного путевого листа.

Для тех тех коммерческих организаций, что ведут деятельность, не связанную с заработком на перевозках грузов и пассажиров, но имеют служебный автомобиль и используют его в служебных целях – для них правила приказа распространяются не в полной мере, соблюдение всего набора реквизитов остается на усмотрение такой организации.

Письмо Минфина России от 30.11.2012 №03-03-07/51 называет их нетранспортные компании. Форма их путевого листа должна быть разработана, утверждена и закреплена в приложении к учетной политике, она становится обязательной при использовании. В спорном вопросе, касающемся налогообложения и судебного выяснения обоснования расходов, может быть полезным учесть некоторые прецеденты.

Так, согласно Постановлению Четвертого ААС от 18.02.2015 №А78-7563/2014, нетранспортные компании могут подтвердить свои расходы исходя из иных документов.

Постановление Седьмого ААС от 14.05.2015 №07АП-12166/2014 уточняет, о каких документах идет речь. В целом, они должны содержать всю ту информацию, что отражается в путевом листе. То есть, какими-либо другими средствами транспортные расходы подтвердить можно только через суд.

С другой стороны, если путевой лист нетранспортной компании не содержит каких-либо обязательных реквизитов, к примеру, не включает сведений о пробеге, о времени работы транспортного средства, о количестве перевозимого груза, то такой документ не подтверждает расходов и не дает оснований избежать налогообложения.

Единственное общее требование для всех компаний – это то, что срок действия документа также не может превышать 1 месяц.

РќРµ нашли ответа РЅР° СЃРІРѕР№ РІРѕРїСЂРѕСЃ? Узнайте, как решить именно Вашу проблему — позвоните РїСЂСЏРјРѕ сейчас: