Удержание из зарплаты в 2018 году

Удержание из заработной платы сотрудника – это расчетная величина, которая образуется за счет невыдачи работнику некоторых сумм в целях удовлетворения законных требований работодателя или других лиц.

Нормативные документы

Трудовой и Налоговый Кодексы РФ подробно описывают случаи вычетов из оплаты труда работников.

Последовательность проведения операций по удержанию регламентируется федеральными законами, утвержденными Правительством России, в том числе:

Работодатель должен ориентироваться только на виды удержаний, зафиксированных в законодательных актах. Применение собственных разновидностей отчислений приравнивается к административным нарушениям.

Согласно Трудовому и Налоговому Кодексу РФ, различают несколько групп удержаний из заработной платы сотрудников:

• безусловно необходимые (обязательные);
• РїРѕ желанию работодателей;
• РїРѕ собственной воле работника.

Условия каждого удержания подробно рассмотрены в нормативных документах.

В каких случаях осуществляются

Обязательные

Удержания этого типа должны осуществляться в любом случае и совершенно не зависят от инициативы сторон, основываются только на нормах закона:

• Налог РЅР° РґРѕС…РѕРґС‹ физических лиц (НДФЛ).
• Удержания РїРѕ исполнительным листам.

В Налоговом Кодексе РФ отведена отдельная глава этому налогу.

Подробно разъяснены многие вопросы:

• база для налогообложения;
• размер отчислений;
• СЃСЂРѕРєРё поведения;
• льготные условия расчета налога для определенных слоев населения.

Налог играет важную роль в процессе дальнейших удержаний, так как все остальные операции на вычет осуществляются только после проведения расчета налога на доходы физических лиц.

По исполнительным листам

Поступивший в организацию документ с решением судебного органа обязывает работодателя неукоснительно выполнять все требования.

К обязательным для исполнения относятся:

• исполнительный лист;
• судебный приказ;
• соглашение РѕР± оплате алиментов, заверенное нотариально;
• решение РєРѕРјРёСЃСЃРёРё РїРѕ трудовым спорам;
• акт исполнительного органа РѕР± административных нарушениях;
• постановление судебного пристава.

Администрация предприятия должна в оговоренный срок и в полном размере производить все отчисления по исполнительным документам, основываясь при этом на нормативах, отраженных в законодательных актах.

Важно осуществить удержания в необходимом размере, не нарушая при этом трудовое законодательство.

По заявлению (инициативе) работника

Собственное желание сотрудника служит основанием для совершения удержаний определенного характера:

• уплата профсоюзных РІР·РЅРѕСЃРѕРІ;
• добровольные пожертвования РІ благотворительные фонды;
• погашение займов;
• оплата страховок.

По письменному заявлению работника администрации предприятия производит вычеты из заработной платы.

Экономические службы обязаны производить соответствующие расчеты ежемесячно и абсолютно бесплатно, в соответствии с утвержденным коллективным договором.

Профсоюзные взносы

Регламент уплаты взносов подтверждается Федеральным законом № 10-ФЗ от 12.01.1996 г.

Работодатель обязан ежемесячно, в установленные законом сроки, перечислять взносы членам профсоюзного общества, на основе письменного заявления сотрудников.

Займы

Получая займ на «родном» предприятии или же в сторонней МФО, гражданин имеет право выбрать любой способ погашения:

• непосредственно РІРЅРѕСЃСЏ денежные средства РІ кассу МФО;
• написать заявление РїРѕ месту работы СЃ РїСЂРѕСЃСЊР±РѕР№ ежемесячных перечислений определенных СЃСѓРјРј РЅР° счет фирмы-заимодавца.

По инициативе работодателя

Данный вид удержаний имеет особый статус: это право работодателя, а не обязанность.

Трудовой Кодекс РФ рассматривает несколько направлений вычетов по инициативе администрации предприятия:

• возврат аванса РїРѕРґ заработную плату, РЅРµ выработанного работником РІ положенное время;
• закрытие командировочного аванса, остаток РїРѕ которому РЅРµ был возращен РІ течение трех дней;
• возврат излишне полученной заработной платы, причинами выплаты которой РјРѕРіСѓС‚ быть счетная ошибка, невыполнение РЅРѕСЂРј труда или неправомерные деяния работника;
• возврат СЃСѓРјРјС‹ РїРѕ неотработанным отпускным;
• возмещение материального ущерба;
• покрытие недостачи материальных ценностей;
• возмещение административных штрафов;
• стоимость изделий собственного производства, используемых для личных нужд;
• возмещение услуг сотовой СЃРІСЏР·Рё;
• оплата стоимости сверхнормативного расхода ГСМ;
• Р·Р° прохождение медосмотра.

Удержания по инициативе работодателя правомерно проводить только при обязательном наличии двух условий:

• временной отрезок РЅРµ превышает РѕРґРЅРѕРіРѕ месяца;
• сотрудник согласен СЃ проводимыми вычетами.

В случае отсутствия одного из условий, работодатель не может самостоятельно осуществлять необходимые вычеты, все спорные вопросы должны решаться в зале суда.

Материальный ущерб

Материальная ответственность сотрудника возникает при обнаружении факта нанесения вреда имуществу работодателя в следствие:

• ненадлежащего действия РІРѕ время выполнения производственного задания;
• обнаружения непосредственной взаимосвязи между поведением работника Рё обнаруженным материальным ущербом;
• если виновный РЅРµ оспаривает произошедший факт.

Трудовой Кодекс РФ гласит, что стоимость имущественного ущерба должна быть в обязательном порядке возмещена работодателю.

В компенсацию включаются не только стоимость фактического уменьшения собственности работодателя, но и необходимые затраты для ликвидации нанесенного ущерба.

Сотрудник, допустивший нанесение вреда имуществу работодателя, предоставляет письменное объяснение о случившемся факте.

При отказе о написании объяснительной записки, составляется акт, подтверждаемый подписями двух свидетелей.

Возмещение из зарплаты осуществляется согласно распоряжению руководителя, если:

• СЃСѓРјРјР° ущерба РЅРµ превышает средней заработной платы;
• документ оформлен РЅРµ позднее месяца СЃРѕ РґРЅСЏ обнаружения вреда имуществу;
• сотрудник согласен СЃ мерой наказания.

В противном случае решение должно выноситься на судебном заседании.

За сотовую связь

Производственная необходимость нередко приводит к активному использованию сотовой связи сотрудниками организации.

Разрешенные нормативы фиксируются в местных локальных актах, с которыми сотрудников знакомят «под роспись».
Выявленные сверхнормативные расходы удерживаются из заработной платы работников.

Оформляется приказ по предприятию, в котором индивидуально по «виновным» отображаются все обнаруженные суммы перерасхода.

Подтверждение ознакомления сотрудников с принятым решением должно быть письменно отображено.

Для материально ответственного лица при недостаче

По результатам ревизии оформляется инвентаризационная ведомость, в которой фиксируется факт недостачи товарных ценностей.

Компенсация недочета происходит при тех же условиях, что и возмещение материального ущерба, независимо от вида материальной ответственности (полная или ограниченная).

За продукцию

В приказе по предприятию фиксируется возможность приобретения продукции собственного производства для сотрудников по льготной стоимости.

С документом должны быть письменно ознакомлены все штатные сотрудники.

При перерасходе ГСМ

Использование транспортного средства в производственных целях подтверждается автомобильным маршрутным листом.

Нормативный расход ГСМ определяется расчетным путем на основании километража, зафиксированного в путевке.

Сверхнормативный расход топлива по распоряжению руководителя возмещается водителем из заработной платы.

За медосмотр

Обязательный периодический медицинский осмотр работников общественного питания или розничной торговли продуктами питания администрация предприятий проводит коллективным способом.

Оплата организованного мероприятия поступает безналичным способом на расчетный счет медицинского учреждения.

Сотрудник, который увольняется, не проработав после медосмотра 6 месяцев, возмещает стоимость медицинских услуг при окончательном расчете.

Излишне выплаченные суммы

Возврату в обязательном порядке подлежит заработная плата, выплаченная необоснованно в повышенном размере.

Они могут возникнуть различными способами:

Штрафы

Административные санкции удерживаются из заработной платы сотрудника на основании приказа руководителя.

Неотработанный аванс

Письменное согласие работника и оформление операции не позднее месяца со дня выдачи аванса – непременные условия возврата сумм невыработанного аванса.

Основанием служит распоряжение (приказ) руководителя.

За неотработанные дни отпуска

Увольнение сотрудника до окончания периода, за который ему были начислены отпускные, влечет за собой перерасчет и дальнейшее удержание выданных ранее сумм.

Исключение из этого правила составляют несколько случаев, возврат отпускных при этом не проводится:

• работник отказывается переводиться РЅР° РґСЂСѓРіРѕРµ место работы РїРѕ состоянию Р·РґРѕСЂРѕРІСЊСЏ (основанием служит медицинское заключение установленной формы);
• процедура сокращения персонала;
• изменение состава собственников предприятия;
• работник призывается для прохождения военной службы;
• сотрудник восстановлен РЅР° прежнем месте работы РїРѕ решению трудовой инспекции;
• недееспособность гражданина;
• РїРѕ причине смерти работника;
• форс-мажорные обстоятельства, наступление которых препятствует выполнению должностных обязанностей.

Экономические службы осуществляют перерасчет начисленных отпускных, принимая во внимание, за сколько дней отпуска необходимо сделать удержания.

Д(он) = Д(исп) – (Дл/12 * Мо)

Значения:

• Р”(РѕРЅ) – неотработанные календарные РґРЅРё отпуска;
• Р”(РёСЃРї) – использованные календарные РґРЅРё отпуска;
• Дл – длительность ежегодного оплачиваемого отпуска;
• РњРѕ – отработанные месяцы последнего календарного РіРѕРґР°.

В бухгалтерском учете проводится запись сторно суммы отпускных. Корректировка удержания страховых взносов отражается в отчетном периоде увольнения сотрудника.

Когда удержание не происходит

Удержания производятся со всех групп доходов, получаемых сотрудниками.

Законодательно закреплен ряд доплат, с которых нельзя принимать к расчету при удержаниях из заработной платы сотрудников:

• Начисленные для возмещения ущерба, нанесенного состоянию Р·РґРѕСЂРѕРІСЊСЏ (РЅРµ распространяется РЅР° удержания алиментов РїРѕ содержанию несовершеннолетних детей).
• Компенсация увечий, полученных РІ С…РѕРґРµ исполнения государственных или производственных заданий (РІ случае гибели непосредственного участника событий данный РІРёРґ доплат распространяется РЅР° членов его семьи).
• Доплаты, связанные СЃ регламентом трудовых отношений, РІ том числе служебные командировки или перевод РЅР° работу РІ РґСЂСѓРіСѓСЋ местность.
• Страховые выплаты РїРѕ обязательному социальному страхованию, РєСЂРѕРјРµ оплаты больничного листа РІ СЃРІСЏР·Рё СЃ временной нетрудоспособностью.
• Частичное или полное возмещение стоимости санаторных путевок для сотрудников Рё РёС… детей.
• Начисления РІ целях ликвидации последствий стихийных бедствий Рё чрезвычайных ситуаций.
• Ликвидация последствий терактов.
• Выплаты, вследствие потери членов семьи.
• Оказываемая гуманитарная помощь.

Все перечисленные виды доплат не подлежат налогообложению НДФЛ.

Как произвести удержания из заработной платы

Общий порядок и этапы исчисления

Удержания из заработной платы по всем видам направлений рассчитываются каждый месяц в определенные сроки, соответствующие периоду начисления.

Процесс расчета удержания соответствует основным правилам бухгалтерского учета:

• Начисляется оплата РїРѕ всем видам заработка, Р° также РІСЃРµ имеющиеся доплаты Рё начисления, исключая СЃСѓРјРјС‹, которые РЅРµ принимают для расчета удержаний.
• Рассчитывается НДФЛ.
• Определяются остальные СЃСѓРјРјС‹ удержаний, которые остаются РІ распоряжении работодателя или перечисляются третьим лицам РІ течение трех дней после выплаты заработной платы.

Документальное оформление

Пакет необходимых документов зависит от вида удержаний.

Для расчета НДФЛ:

• Заявление сотрудника РЅР° предоставление стандартных вычетов.
• РљРѕРїРёРё свидетельств Рѕ рождении детей.
• Справки СЃ места учебы детей.

Бланк заявления на вычет:

Для удержаний по исполнительным документам:

• Судебное решение.
• Исполнительный лист.
• Постановление судебных приставов.
• Соглашение Рѕ выплате алиментов, заверенное нотариально.
• РђРєС‚ исполнительных органов РЅР° административное взыскание.
• Решение РєРѕРјРёСЃСЃРёРё РїРѕ трудовым спорам.

Для выплат по решению работодателя:

• приказ;
• письменное согласие работника.

Пример приказа:

Удержания по инициативе сотрудника: заявление лица, выразившее добровольное желание уплаты.

Очередность

Первоначально из заработной платы исключается сумма подоходного налога. Затем реализуется определенная последовательность выполнения требований, зафиксированная в ст. 111 Федерального Закона № 229-ФЗ.

Наличие требований различных разновидностей предполагает следующий порядок удержания: прохождение всех расчетов в хронологическом исполнении.

Каждая последующая очередь начинает удовлетворяться после полной оплаты требований предыдущей очередности.

Ограничение размера

Законодательно установлен максимально возможный размер отчислений из заработной платы сотрудника в пользу третьих лиц, которые являются обязательными:

20%-ный размер удержаний не требует наличие письменного согласия работника в случаях, происходящих по инициативе работодателя.

Расчет на примерах

ООО «Прима» получило исполнительные листы на сотрудника Львова П.С.:

• Алименты РЅР° содержание 2 несовершеннолетних детей РІ размере 33% РѕС‚ РґРѕС…РѕРґР°.
• РќР° возмещение ущерба, причиненного Р·РґРѕСЂРѕРІСЊСЋ физического лица – 12000 СЂСѓР±. РІ месяц.

Оклад сотрудника 25000 рублей в месяц.

Принятые исполнительные документы относятся к первой очереди, размер удержаний в которой возможен до 70% от заработка.

Стандартный вычет на первого и второго ребенка по 1400 руб.

25000 + 15% * 25000 = 28750 руб. начислена з/п

13% * (28750 – 1400 — 1400)= 3374 руб. НДФЛ

33% * (28750 – 3374)= 8374,08 руб. рассчитана сумма алиментов

8374,08 + 12000 = 20374,08 руб. сводный размер удержаний по исполнительным листам

70% * (28750 – 3374)= 17763,20 руб. допустимый размер удержаний

Итоговый размер удержаний превышает максимально возможную величину, поэтому необходимо найти процентное соотношение необходимых выплат:

Фактические размеры удержаний в текущем месяце:

17763,20 * 41,1% = 7300,68 руб. алименты к перечислению

17763,20 * 58,9% = 10462,52 руб. ущерб здоровью

На следующий месяц переходят суммы задолженности:

8374,08 – 7300,68 = 1073,40 руб. по алиментам

12000 — 10462,53 = 1537,47 руб. по возмещению вреда здоровью

28750 – 3374 -7300,68 – 10462,52 = 7612,80 руб. выдана зарплата сотруднику

Бухгалтерские проводки

Процедура удержания по требованиям отражается в бухгалтерском учете по Плану счетов бухгалтерского учета и Инструкции его применения.

В целях синтетического и аналитического учета обязательных удержаний рекомендуется открывать отдельные субсчета сч.76.

Контроль и учет

Главный бухгалтер предприятия осуществляет полный контроль за правильностью ведения бухгалтерского учета на предприятии.

В План счетов бухгалтерского учета включены все необходимые синтетические счета с необходимой разбивкой по аналитике на субсчета.

Вопросам контроля за учетом удержания из заработной платы сотрудников предприятия уделяется особое внимание.

Тонкости

Если есть ребенок

НДФЛ рассчитывается с учетом стандартного вычета на детей. Все остальные удержания производятся на общих основаниях.

Для умершего работника

Неполученную сумму заработной платы умершего сотрудника получают члены его семьи.

При этом у организации отсутствует обязанность перечисления НДФЛ с дохода умершего гражданина.

Бюджетники

Удержания из заработной платы регламентируются законодательными актами и подчиняются общепринятым правилам, применяющимся в коммерческих организациях.

Незаконные махинации работодателя и их последствия

Организации могут применять только те виды удержаний, которые закреплены законодательно в ТК РФ. Использование самовольно утвержденных отчислений является незаконным.

Возможные ошибки и нарушения работодателей в 2018 году:

• уменьшается размер оплаты труда РЅР° величину удержаний, РЅРµ предусмотренных РІ РўРљ Р Р¤;
• лишение премии или ее уменьшение РІ случаях, если размер премиальной части оговорен РІ местном локальном акте; РІ положении Рѕ премировании РЅРµ утвержден СЃРїРёСЃРѕРє показателей Рё условия премирования;
• невыполнение требований РїРѕ срокам Рё условиям алгоритма удержаний;
• вычет РёР· зарплаты РІ размере, значительно превышающем максимально возможный.

Выявленные нарушения могут привести работодателя к различным видам ответственности:

• административная (штраф);
• материальная (удержания РёР· зарплаты).

Существует немало особенностей в вопросе удержания из оплаты сотрудников. Бухгалтерским службам необходимо досконально знать все нюансы и уметь применять их на практике.