Образец записи в трудовой книжке и ее самой

Находящиеся в обороте трудовые книжки (ТК) могут отличаться друг от друга. При этом определенные трудности возникают у индивидуальных предпринимателей и кадровиков, опыт которых минимален. Подобные сотрудники отдела кадров становятся подозрительными, когда им в руки попадает документ, отличный от того, что они знают в плане подлинности ТК.

Именно это требует определенных знаний относительно специфики производства ТК, включая особенности обращения «трудовых». Вооруженный таким знаниями сотрудник кадрового производства станет более уверенным, когда столкнется с подозрительной ТК.

Идентификация трудовой книжки (серия, номер)

Чтобы отличить настоящую «трудовую» от подделки, достаточно ознакомиться с ее номером и серией, что является отличительным признаком выпуска подобных документов на Гознаке. Посредством таких идентификаторов создается возможность осуществлять строгий контроль рассматриваемого вида документа во время всего срока его «жизни»:

• РЅР° Гознаке, РіРґРµ непосредственно проставляются номера Рё серии;
• РєРѕРіРґР° РїСЂРѕРёСЃС…РѕРґРёС‚ передача бланков Рё вкладышей посреднику, что сопровождается оформлением доверенности, РІ которой перечисляются РІСЃРµ идентификаторы;
• РїСЂРё РїРѕРєСѓРїРєРµ бланков конкретным работодателем СЃ оформлением акта такого приобретения Рё доверенности, РіРґРµ опять же приводится перечень соответствующих номеров;
• РїСЂРё заполнении РєРЅРёРіРё учета, предназначенной для фиксации поступающих РЅР° хранение РІ бухгалтерию бланков, Рё составлении заявки РІ отношении уполномоченного лица, получающего бланки Рё вкладыши.

Если хозяин «трудовой» ее лишится в результате утери или кражи, то при обнаружении этого документа его всегда можно идентифицировать по номеру, что в той же мере препятствует обороту подделок бланков.

Книжку можно определить по серии и номеру, а также проследить весь её путь по цепочке движения к владельцу. Эти обстоятельства могут иметь важность при восстановлении ТК или при судебных разбирательствах, а также в других случаях, которые не всегда удаётся предусмотреть.

При устройстве на очередное место работы, трудовая книжка владельца регистрируется в журнале учёта ТК, где также отражается её серия и номер. То есть, практически ни одно правовое действие не производится без указания уникального номера и серии книжки.

Идентификационные номера и серии внесены в ТК специфическим образом:

1. В старых книжках они выполнены красной краской и вписаны на 10 страницах: 1,5,9,13,17,21,25,29,33,37, в точности повторяясь.
2. В новых – на 11 страницах: 1,3,9,15,19,23,27,31,33,37,39. Их серии выполнены чёрной краской, а номера красной.

Образцы заполнения записей

При приеме на работу

При переводе на другую должность

При поощрении работника

При смене фамилии работника

При внесении данных о службе в армии

Об увольнении по собственному желанию

Вкладыш к трудовой книжке

Заявление на выдачу бланка трудовой книжки

Когда открывается трудовая книжка

Каждая трудовая книжка имеет собственный номер, выдается работнику на всю жизнь и не подлежит замене за исключением некоторых случаев. Если у недавно принятого на работу сотрудника этот документ отсутствует, необходимо открыть ему новый. В случае если таковой был, но по каким-либо причинам не может быть предоставлен, данная информация отражается в акте, который заверяется подписями: лица, выдающего новую трудовую книжку, работника и свидетеля.

Документ заводится на сотрудника, проработавшего в компании не менее шести дней, и должен быть оформлен в течение недели со дня его трудоустройства. Данная процедура производится в присутствии работника, из чьей заработной платы впоследствии удерживается стоимость бланка.

Образец заполнения при приеме на работу

Кто отвечает за ведение, учет и хранение?

На основании Правил, выдача ТК входит в обязанности руководителя. По его распоряжению назначается сотрудник, отвечающий за их ведение, учет и хранение.

Должностная инструкция обязательно прописывается в трудовом договоре и Приказе. При нарушении требования ответственность несет работодатель.

Бывают ситуации, когда служащий просит временно выдать книжку на руки (например, для предоставления в ПФР).

Помните, что в случае потери вся вина ложится на уполномоченное лицо, то есть специалиста отдела кадров или руководителя.

Возможное наказание:

• для кадровика – Р·Р° нарушение СЃС‚.192-193 РўСЂСѓРґРѕРІРѕРіРѕ кодекса выплачивается административный штраф 1000-5000 СЂСѓР±.;
• для руководителя – согласно СЃС‚. 5.27 РљРѕРђРџ, взыскание РІ размере 30000-50000 СЂСѓР±. или остановка деятельности фирмы РЅР° 3 месяца.

Даже наличие расписки от сотрудника о возврате документа не освобождает от ответственности.

Как поступить, чтобы избежать негативных последствий:

• самостоятельно предъявить РўРљ РІ требуемые инстанции;
• предоставить сотруднику нотариально заверенную РєРѕРїРёСЋ документа.

Правила заполнения трудовых книжек

Предприятие обязано оформлять ТК на каждого сотрудника, проработавшего на постоянной основе больше 5 дней.

Аналогичное требование предъявляется по отношению к тем, кто принимает сезонных, временных или подлежащих социальному страхованию служащих.

Согласно законодательным актам, правила оформления книжек в 2017-2016 году остались неизменными.

Общий порядок заполнения таков:

• каждая запись нумеруется сквозным типом;
• РІСЃСЏ вносимая информация должна быть РЅР° СЂСѓСЃСЃРєРѕРј языке; если РЅР° территории Р Р¤ функционирует предприятие РёР· РґСЂСѓРіРѕРіРѕ государства, допускается дублирование текста РЅР° РґСЂСѓРіРѕРј языке;
• нельзя использовать сокращения;
• дата имеет формат ДД.РњРњ.ГГГГ;
• пишутся арабские цифры, перед одиночными проставляется В«0В»;
• РІСЃРµ вносимые сведения заверяются печатью организации;
• разрешенные цвета шрифта: СЃРёРЅРёР№, фиолетовый, черный.

Запись в трудовой. Как ее делать?

Титульный лист

Заполняется, если работник впервые устраивается официально.

Содержит:

• ФИО — указывается полностью. Данные берутся СЃ паспорта, водительских прав или военного билета. Использование инициалов недопустимо.
• Дату рождения – прописывается СЃ соблюдением рассмотренных выше правил.
• Уровень образования – вносятся сведения РёР· диплома или аттестата (высшее профессиональное, среднее общее Рё С‚. Рґ.).
• Профессию, специальность – указывается РЅР° основании документов РѕР± образовании.
• Дату заполнения – проставляется текущее число. Месяц разрешается писать словами или цифрами.
  Подпись владельца и кадровика (руководителя).
• Печать — РІ трудовой книжке проставляется для заверения внесенных данных.

Сведения о работе

Каждая страница среднего и наиболее обширного раздела состоит из четырех граф, содержащих:

1. Порядковый номер записи (начиная с № 1 и далее).
2. Дату приема на работу и других событий.
3. Саму запись, представляющую собой сведения об организации (ее полное и сокращенное название), наименование должности (с указанием квалификации) и подразделения. Помимо факта принятия на работу, здесь фиксируются также случаи перевода на другую должность и увольнения. Сведения об этом должны быть внесены в графу в течение 7 дней со дня выхода приказа, за исключением записи об увольнении, которая составляется непосредственно в день его совершения.
4. Документальное подтверждение записи — наименование приказа, дата его выпуска и номер (именно в этом порядке).

Дополнительные сведения

Раздел, содержащий сведения о работе, может включать в себя и дополнительную информацию:

1. По желанию работника в него вносятся сведения о работе по совместительству. Запись производится на основании документов, предоставленных другим предприятием, на котором работник устроен на совмещенную должность. При этом используются те же принципы заполнения графы, что и при внесении сведений об основной работе. Трудовая книжка должна храниться у служащего отдела кадров по месту основной работы, который единственный вправе вносить в нее какую-либо информацию.
2. Приобретение второй профессии, получение разряда, повышение квалификации также отражаются в данном разделе.
3. Если имеет место переименование предприятия, делается соответствующая запись с указанием документа, послужившего основанием для этого. Данная информация сможет объяснить расхождение в печатях, поставленных при трудоустройстве и увольнении сотрудника. Те же действия выполняются при переименовании должности.
4. В случае реорганизации предприятия в разделе отмечается увольнение работника с последующим его приемом в новую компанию.

Достижения и награды

Раздел, предназначенный для отметки о поощрениях, присвоении новых званий, получении грамот или нагрудных знаков и т.д.

Все они предусмотрены ТК РФ или коллективным договором, но предоставляются непостоянно.

Как заполнить эту страницу:

• РІ первых РґРІСѓС… колонках ставится порядковый номер Рё дата;
• РІ столбце в„–3 указывается название компании, должность Рё РІРёРґ награждения;
• РІ последнем столбце — дата Рё номер приказа, РЅР° основании которого поощряется сотрудник.

Образец заполнения трудовой книжки при ликвидации ООО:

Восстановление в должности

Бывают ситуации, когда сотрудник был уволен незаконно и обратился в суд.

При удовлетворении иска работодателя могут принудить вернуть служащего в компанию.

В такой ситуации кадровый специалист должен аннулировать сведения о расторжении трудового договора.

Образец записи представлен на рисунке:

Смерть сотрудника

В случае увольнения из-за смерти работника законодательство требует вносить в ТК правильную запись – о прекращении договора по независимым от воли сторон обстоятельствам (п. 6 ст. 83 ТК РФ).

Обязательно указывается дата смерти, отмеченная в свидетельстве (предъявляют родственники). Поле для подписи, подтверждающей ознакомление, остается пустым.

Исправление ошибок и внесение изменений в трудовую

Иногда в документ вносится неправильная запись, но по установленным правилам зачеркивания недопустимы.

Единственный способ все исправить – считать запись в трудовой книжке недействительной.

Для этого в графах таблицы «Сведения о работе» пишется:

• в„–1 – порядковый номер записи;
• в„–2 – дата внесения исправления;
• в„–3 – информация Рѕ признании записи недействительной.

Затем записываются достоверные данные. В последней колонке отмечаются реквизиты документа, на основании которого сделаны исправления.

Так происходит аннулирование ошибочной записи:

Переименование организации

Обязательно делается запись в ТК, иначе у сотрудника могут в дальнейшем возникнуть проблемы с Пенсионным Фондом при определении трудового стажа.

Использование двух разных печатей введут в заблуждение.

Чтобы этого не произошло, специалист отдела кадров проставляет:

• РІ графе 3 – название компании, информацию Рѕ переименовании, дату.
• РІ графе 4 – основание вносимых изменений (приказ работодателя, дата Рё номер).

Примеры

А. С. Копачева поступила на должность юрисконсульта в ОАО «Авелан» 27 февраля 2016 г. 12 августа 2016 г. она была переведена на должность старшего юрисконсульта. Данный факт был отражен в разделе «Сведения о работе».

При увольнении работника в графе № 3 нужно указать нормативный акт ТК, согласно которому была применена эта мера. Запись должна быть подтверждена печатью компании или отдела кадров и подписью лица, заполнявшего трудовую книжку. Сотрудник также должен расписаться в этой графе, подтверждая тем самым свое согласие с внесенными за время работы записями.

А. М. Шолохов выполнял обязанности продавца в ЗАО «Континент». 6 марта 2017 г. он был уволен за невыход на работу без уважительной причины. Приказ об увольнении был подписан в этот же день.